A. PENDAHULUAN
Laporan merupakan bentuk pertanggung jawaban secara tertulis yang bersifat faktual . maksudnya hal-hal yang dilaporkan adalah fakta atau kenyataan yang diperoleh ketika melaksanakan penelitian. Isi laporan disusun berdasarkan bahan-bahan atau masukan selama penelitian. Menurut A.E Darbyshire seperti dikutip The Liang Gie bahwa laporan adalah sebuah dokumen tertulis yang dihasilkan sebagai suatu akibat dari prosedur-prosedur yang di jalankan untuk mengungkapkan informasi. Laporan bisa diartikan sebagai bentuk penyampaian informasi baik lisan maupun tulisan dari bawahan ke atasan sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggungjawab yang ada. Laporan dimaksudkan agar bisa memberikan gambaran tentang apa yang terjadi what, dimana where,kapan when dan mengapa why hal itu terjadi, serta siapa who yang bertanggungjawab terhadap kejadian tersebut
Didalam sebuah perusahaan atau organisasi tentunya juga sangat dibutuhkan akan fungsi sebuah laporan. Karena laporan selain memberikan informasi yang penting juga bisa dijadikan sebagai alat pertanggungjawaban serta sebagai bahan pengambil kebijakan atau keputusan bagi seorang pemimpin. Salah satu tugas administratif seorang sekretaris adalah bisa menyusun dan membuat laporan. Untuk menyusun suatu laporan tidak hanya dibutuhkan keterampilan tetapi juga kompetensi dan kreativitas. Karena laporan dalam bentuk tertentu tidak hanya terdiri dari hal-hal yangsifatnya informatif tetapi juga menuntut gagasan atau pemikiran seorang sekretaris. Sehubungan dengan hal tersebut perlu diupayakan pengembangan kemampuan pegawai administrasi berkaitan dengan penulisan laporan manajerial. Untuk itu seorang sekretaris harus mengetahui hal-hal apa sajakah yang patut di pelajari dan dijadikan pedoman dalam melakukan penyusunan laporan: Fungsi Laporan, Peranan Laporan, Jenis-Jenis Laporan, Perencanaan Isi dan Susunan Laporan, Syarat-Syarat Penulis Laporan, Tehnik Menyusun Laporan, dan Tata Cara Penyusunan Laporan
B. PEMBAHASAN
Eksistensi dan fungsi sekretaris tidaklah sekadar "pembantu atau penggembira pimpinan" Sekretaris bukan lagi obyek, tetapi subyek penting dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Ibarat sebuah mesin, sekretaris merupakan komponen penting yang keberadaan dan kinerjanya akan berpengaruh terhadap kinerja mesin itu secara keseluruhan. Walaupun perkembangan teknologi semakin berkembang dan alat-alat perkantoran canggih yang dapat menggantikan fungsi sekretari terus diperkenalkan setiap saat, tetapi "sentuhan" tangan terampil dan buah pikiran cerdas seorang sekretaris tetap diperlukan sampai kapan pun dan perlu kita ketahui , sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas . banyak sekali tugas yang bisa dikerjakan oleh sekretaris diantaranya adalah tugas sekretaris dalam menyusun laporan. Berikut adalah hal-hal yang berkaitan dengan penyusunan laporan.
1. Fungsi laporan
a. Sebagai sarana komunikasi vertikal.
Laporan adalah sarana komunikasi atasan dengan bawahan.
b. Sebagai alat pertanggungjawaban dan pengawasan
Laporan adalah alat paling tepat mempertanggungjawabkan kepercayaan dan wewenang yang diterima bawahan. Pihak atasan akan meneliti tentang pelaksanaan tugas dan fungsi dari pejabat yang bersangkutan.
c. Memberikan informasi penting.
Laporan berisi informasi faktual, rasional, argumentatif, serta obyektif. Maka laporan sebagai sumber informasi yang penting dalam pengambilan keputusan manajerial.
d. Sebagai sarana pengambilan keputusan.
Laporan memberikan informasi pentingJadi laporan dari berbagai pihak merupakan acuan bagi pemimpin untuk mengambil kebijakan .
2. Peranan laporan
Memberikan gambaran secara menyeluruh mengenai perkembangan organisasi baik kelebihan maupun kekurangannya.
b. Bagi pelaksanaan tugas dalam organisasi.
Dapat memberikan suatu segi yang perlu disempurnakan untuk kelancaran tugas organisasi.
c. Bagi pimpinan
Dapat dijadikan sebagai acuan untuk mengambil suatu keputusan atau kebijakan.
d. Bagi petugas organisasi sebagai pelaksana
Menjadi sarana untuk menyampaikan kesimpulan penting atau gagasan baru kepada atasannya.
3. Jenis-jenis laporan
Ada beberapa jenis laporan manajerial untuk itulah seorang sekretaris hendaknya menguasai bentuk-bentuk laporan sehingga ketika seorang sekretaris mendapat tugas untuk membantu penyusunan manajerial tidak mengalami kebingungan. Laporan manajerial dibagi menjadi 3 jenis yaitu:
a. Menurut tujuan meliputi:
1) Laporan perencanaan
Yaitu laporan yang mengikuti proses perencanaan serta menentukan tujuan pokok suatu organisasi. Misalnya laporan yang berkaitan dengan penyusunan anggaran keuangan dan target penjualan produksi.
2) Laporan pengendalian
Merupakan dokumen yang terlibat dalam proses kontroldan menggambarkan pelaksanaan kerja yang telah berlangsung misalnya pengeluaran biaya dan kepegawaian.
b. Menurut waktu meliputi:
1) Laporan berkala/Laporan Periodik
Adalah laporan yang dibuat secara berkala Ditulis dalam suatu periode tertentu dan dinamai sesuai periodenya pula. Contoh: Laporan harian, Mingguan, Bulanan dan seterusnya.
2) Laporan khusus /Laporan Insidental
Laporan ini tidak disampaikan secara rutin, hanya sekali- sekali saja dalam rangka suatu kegiatan yang tidak terjadwal tetap.
c. Menurut gaya tulis/style meliputi
1) Laporan resmi
Adalah laporan yang secara tegas ditetapkan dalam prosedur organisasi pada berbagai jenjang untuk tertib administrasi
2) Laporan tidak resmi
Tidak melibatkan dokumen resmi dalam organisasi dan biasanya terdapat pada nota pribadi atau memo pejabat.
4. Perencanaan isi dan susunan laporan
Seorang sekretaris harus bisa merencanakan dan menyusun dengan baik Laporan dengan sempurna dan komplit. Tidak boleh ada hal-hal yang diabaikan serta memasukkan hal-hal yang menyimpang serta laporan tersebut harus menarik. Berikut adalah urutan laporan formal.
a. Halaman judul berisi judul laporan, nama pembuat laporan, nama organisasi, dan tahun pembuat laporan.
b. Kata pengantar ditulis untuk menuntun pembaca memahami isi laporan secara umum.
c. Daftar isi memuat rekapitusai dari semua judul yang ada dalam laporan.
d. Ikhtisar/ abstrak adalah ringkasan dari keseluruhan informasi. Fungsi abstrak adalah untuk memudahkan pembaca mengetahui intisari laporan.
e. Pendahuluan berisi maksud dan tujuan laporan, ruang lingkup laporan , sumber informasi dan kapan tugas dilaksanakan.
f. Isi laporan memuat dan fakta selengkapnya, yang disusun secara sistematis dari bab ke bab serta dibahas secara mendetail.
g. Kesimpulan merupakan catatan akhir dari hasil pembahasan data
h. Saran berguna untuk penyempurnaan perbaikan atas pelaksanaan tugas yang telah dijalankan.
i. Lampiran berisi data primer yang diolah , pedoman wawancara, kuisioner, data sekunder serta dokumen-dokumen lain yang mendukung validitas data dan proses penelitian.
j. Daftar pustaka adalah kumpulan sumber data sekunder, khususnya dari buku-buku baik yang bersifat teoritis maupun praktis.
5. Syarat-syarat penulis laporan
Seorang sekretaris yang baik harus tahu dan paham mengenai syarat- syarat penyusun laporan yang baik. Syarat-syaratnya yaitu:
a. Mengetahui pengetahuan dan kecakapan tentang masalah laporan
b. Mempunyai wewenang untuk mengadakan peninjauan dan memiliki kecakapan analisa
c. Mempunyai pertimbangan yang sehat dan objektif
d. Teliti, jelas dan tepat dalam mengemukakan tehnik penulisan laporan .
6. Tehnik menyusun laporan
a. Gaya bahasa harus disesuaikan dengan pembacanya.dan hendaknya disesuikan dengan subyel laporan bersifat ilmiah dan tidak berlebihan.
b. Jelas dan cermat Sebuah laporan disebut jelas bila uraian dalam laporan tidak memberi persepsi yang berbeda dari pembaca, hal ini dapat dicapai apabila bahasa yang digunakan jelas, penyajianya ringkas dan gaya tulisannya tepat.
c. Benar dan obyektif artinya disusun berdasarkan fakta, hasil peninjauan dan riset.laporan tidak boleh merupakan pendapat.
d. Mengenai sasaran Maksudnya penjelasan yang ditulis singkat tapi padat tidak bertele-tele tapi langsung pada maksud dari tujuan laporan.
e. Tepat waktu Ketepatan waktu mutlak diperlukan, karena keterlambatan laporan bisa mengakibatkan keterlambatan pengambilan keputusan.
7. Tata cara penyusunan laporan
a. Tahap persiapan
Pada tahap awal ini harus terjawab beberapa pertanyaan penting seperti hal apa yang akan dilaporkan? Mengapa hal itu dilaporkan, data apa yang penting? Dengan terjawabnya beberapa pertanyaan tersebut maka dapat dirumuskansecara jelas latar belakang, masalah yang dilaporkan, tujuan dan target waktu laporan, data yang relevan untuk disajikan dan sumber-sumber data.
b. Pengumpulan dan penyajian data
Setelah pertanyaan dijawab maka langkah selanjutnya adalah merencanakan pengumpulan dan penyajian data. Dalam proses ini harus selalu mengacu pada permasalahan dan tujuan yang telah ditetapkan. Data dapat diperoleh baik dari sumber data primer ( hasil wawancara, hasil diskusi, kuisioner dan observasi ) maupun data sekunder ( data perjalanan dinas pimpinan dan akomodasinya, data yang dihimpun ari hasil rapat, bunu-buku pedoman, serta data yang ada dalam organisasi yang tergantung pada materi yang akan dibahas. Setelah dikumpulkan kemudian data tersebut dikelompokkan data mana yang akan menjadi data utama dan data pendukung.
c. Sistematika laporan
tahap berikutnya adalah menentukaan bagian-bagian utama laporan kemudian subbab laporan yang nantinya akan dijabarkan lebih lanjut dalam bentuk kalimat-kalimat.
d. Penulisan laporan
Pada tahap penulisan laporan harus mengacu pada sistematika yang telah ditetapkan sehingga laporan tersebut dapat tersaji secara runtut, mudah dipahami dan enak dibaca.
C. KESIMPULAN
Didalam sebuah organisasi baik lembaga ataupun perkantoran tidak dipungkiri bahwa sebuah laporan sangatlah penting demi berkembangnya sebuah perusahaan karena sebuah laporan selain memberikan informasi yang penting bagi seorang pimpinan juga bisa dijadikan sebagai alat pertanggungjawaban serta bahan pengambil kebijakan atau keputusan bagi seorang pemimpin dalam menentukan langkah kedepannya. Disini seorang sekretaris memiliki peran yang vital karena ia harus membuat laporan yang benar-benar relevan dan sesuai dengan fakta yang ada. Dan apabila ia memberikan laporan yang tidak sesuai akibatnya bisa fatal karena bisa menghambat kemajuan sebuah perusahaan. Oleh karena itu seorang sekretaris yang baik bukan hanya memiliki keterampilan saja akan tetapi juga kompetensi dan kreativitas. Karena laporan dalam bentuk tertentu tidak hanya terdiri dari hal-hal yang sifatnya informatif tetapi juga menuntut gagasan atau pemikiran seorang sekretaris. Sehubungan dengan hal tersebut perlu diupayakan pengembangan kemampuan pegawai administrasi berkaitan dengan penulisan laporan manajerial.
D. DAFTAR PUSTAKA
Sukoco, Badri M. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya: Penerbit Erlangga
Nunung Chozanah, Ratu Evi Z. 1999. Paket Keahlian Sekretaris SMK Tingkat 3 . Bandung : CV. ARMIKO
Rosidah, Ambar Teguh Sulistiyani. 2005. Menjadi Sekretaris Profesional dan Kantor Yang Efektif. Yogyakarta : GAVA MEDIA
0 komentar:
Posting Komentar